Best Practice Postfächer zur Verfügung stellen

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  • Best Practice Postfächer zur Verfügung stellen

    Hallo zusammen,

    diesmal kein wirkliches Problem, sondern eine Frage bzw. Unklarheit.

    Es geht um den Fall, dass man einem Mitarbeiter Zugriff auf ein zusätzliches Postfach ermöglichen soll. Ein typisches Beispiel, die Sekretärin hat zusätzlich noch das Postfach von ihrem Vorgesetzten. Oder ganz einfach, es gibt ein Sammelpostfach z.B. info@test.de. Auf dieses Postfach sollen nun mehrere Leute zugreifen können bzw. auch Mails versenden im Auftrag von.

    Jetzt würde mich interessieren, wie man solche Sachen am besten löst? Was meine ich damit? Nun, es gibt hier ja mehrere Möglichkeiten:

    -> Im Outlook-Client selbst über die Zugriffsrechte für Stellvertretung
    -> Am Exchange-Server über den Vollzugriff
    -> Berechtigungen im Outlook selbst setzen


    In der Vergangenheit gab es leider immer wieder die kuriosesten Probleme. Verschwinden von Mails bei zusätzlichem Postfach, Probleme mit der Suche in Outlook, Mails kommen nicht beim Empfänger an, weil diese im Postausgang festhängen....


    Ich wäre euch dankbar für jeden Tipp und für Vorschläge wie ihr das so macht.


    Vieeelen Dank an alle die sich melden!

    LG
    Michael
  • Moin,

    die Aussage lautet: Das kommt darauf an. Es gibt keine optimale Lösung, weil es kein optimales Problem gibt.

    Du musst die Vor- und Nachteile der Varianten kennen und dann im Einzelfall entscheiden.

    Vollzugriff:
    + Offline-Modus sauber möglich
    + gesendete Mails können im Shared-Postfach abgelegt werden
    + eigene Signaturen, OOFs, etc. möglich
    + automatische Vererbung auf alle Ordner im Postfach
    - es gibt "Alles" oder "Nichts"

    Ordner-Freigaben (Stellvertreter sind nichts andere als das)
    Eigentlich genau umgekehrt.

    Deine Probleme hat man eher nicht in einem Shared Postfach.
    Grüße aus Berlin schickt Robert
    MVP Exchange Server
  • Moin,

    ergänzend zu Robert:

    Man kann shared (und auch andere Mailboxen) sehr schön über die GUI anbinden, hat dann aber den (aus meiner Sicht nachteiligen ) Vorteil, das die Mailbox per AutoMapping automatisch beim User angebunden wird, hat aber eben genau diesen als Nachteil.
    Die Mailbox wird nämlich NICHT als weitere Mailbox angebunden, sondern innerhalb der eigenen Mailbox, und das führt immer wieder zu den merkwürdigsten Problemen.

    Ich (und viele andere) binden weitere (shared..) Mailboxen manuell ein, so gibt es ein weiteres Postfach mit eigener OST (wenn man denn eine einrichtet) und keine Probleme mit den gesendeten Elementen.
    Achja - große shared Mailboxen fahre ich immer im Online-Mode, keinen Cache.
    Mache ich mittlerweile grundsätzlich so.

    Ich stelle den Vollzugriff immer über die Exchange Shell mit dem Parameter am Ende -AutoMapping $false ein.

    Und wie Robert schon schrieb - Vollzugriff heißt alles oder nichts.

    Die Freigaben über den User / Outlook fallen einem früher oder später auf die Füße, ich habe mich davon verabschiedet.

    ;)
    Gruss, Norbert
    MVP Exchange Server
    Acronis Certfied Engineer
  • NobbyausHB schrieb:

    Achja - große shared Mailboxen fahre ich immer im Online-Mode, keinen Cache.
    Aber genau der Offline Mode ist doch der Vorteil, wenn ich Automapping deaktiviere.

    Mit Automapping habe ich die nur online (+ Müll in der OST), das macht deutliche Probleme. Wenn ich Automapping deaktiviere und dann eine eigene OST-Datei habe (vorher die vorhande mal löschen, da sind sonst Reste drin), habe ich einen sauber funktionierenden Client.

    Mache ich bei uns ausschließlich so.
    Grüße aus Berlin schickt Robert
    MVP Exchange Server
  • Hi,

    Ein typisches Beispiel, die Sekretärin hat zusätzlich noch das Postfach von ihrem Vorgesetzten.


    Für dieses Standard-Szenario ist sicherlich die dafür vorgesehene Stellvertreter-Funktion am besten geeignet.

    Zugriffsrechte auf definierte Ordner/Unterordner, Termin-Bestätigungen, "Im Auftrag"-Senden/Antworten usw. sind ja die klassischen "Sekretär(in)-Funktionen".
    Ein "Senden als" sowie Vollzugriff auf das gesamte Postfach des Chefs sind da eher seltener nötig oder gewünscht.

    Bei allgemeinen Funktionspostfächern treffen eher die Argumente für Vollzugriff und Einbindung per zusätzlichem Konto (ohne Automapping) zu.
    Mfg, exocheck
  • Hallo zusammen,

    vielen Dank für eure Antworten und Hinweise. Ich bin ein ganze Stück schlauer geworden.

    Wie würdet ihr denn den folgenden Fall handhaben:

    Benutzer hat Postfach mit Größe von 30GB. Dieser arbeitet auch häufig mobil. Da von Norbert die Empfehlung kam, dass man große shared Mailboxen online und nicht offline fahren sollte, ist die Frage was macht hier Sinn? Die Mailbox von ihm ist noch bei jemand anderen eingehängt.
    Momentan ist diese im Cache-Modus. Macht aber immer wieder Probleme....



    Viele Grüße
    Michael
  • Moin,

    meine Empfehlung ist in Abhängigkeit der verwendeten Outlook-Version und der vorhandenen Struktur zu sehen,
    man kann das nicht pauschalisieren, Consulter-Antwort: kommt drauf an.

    Wenn durchgehend mit den gleichen Office-Versionen gearbeitet wird, ist der Cache-Mode OK, hat aber auch Grenzen.

    So stoßen große Mailboxen im Cache-Mode sehr schnell an die Physik der Clients, ist empfehle ab ca. 5GB Größe lokal ein SSD zu verwenden, ab 10GB würde ich niemals eine drehende Platte in dem Client haben wollen, man darf nicht vergessen, das Outlook die OST´s permanent im Zugriff hat.

    Bei einer 50GB Mailbox kommt sogar eine SSD schon an die Kante...

    Ist der Client viel Offline, geht natürlich nur Cache-Mode.

    Hat ein weiterer, interner MA diese Mailbox als weitere Mailbox angehängt, kann man seit OL2013 den Cache beeinflussen, mit OL2016 in der aktuellen Fassung ist das sogar gut geworden.

    Per Default kann man übrigens Mailboxen größer 50GB nicht cachen, dazu muss man einen Reg-Key setzten.

    Was für Probleme gibt es denn, wie äußert sich das?

    ;)
    Gruss, Norbert
    MVP Exchange Server
    Acronis Certfied Engineer
  • Hallo Norbert,


    danke für deine ausführliche Antwort. Es geht hier hauptsächlich um Vertriebler, die viel unterwegs sind. Deswegen muss der Cache-Mode aktiviert sein. Wir haben Exchange 2010 und Outlook 2016 im Einsatz.

    Das Szenario lässt sich relativ einfach beschreiben. Sobald wir der Assistentin vom Vertriebler sein Postfach im Outlook zur Verfügung stellen, aktualisiert sich ihr Postfach einfach nicht mehr. Sie muss die Synchronisation immer manuell anstoßen. Das ist natürlich nervig.
    Beide Clients befinden sich im Cache-Mode. Die Postfachgröße des Vertrieblers beträgt 35GB.

    Die Berechtigung auf das Postfach wurde über die Exchange Management Shell vorgenommen mit dem Zusatz Automapping $false.
    Danach wurde das Postfach einmal über die Kontoeinstellungen -> Neues Konto hinzugefügt, Fehler bleibt bestehen.
    Dann über ihre Postfacheinstellungen -> Weitere Einstellungen.... -> Erweitert -> Hinzufügen.
    Der Cache-Mode für zusätzliche Postfächer ist bei uns über eine Gruppenrichtlinie deaktivert.

    Ich denke wir müssen uns da wohl an externe Hilfe wenden. So ist das nämlich kein Zustand und die User sind auch verärgert, weil wir das nicht hinbiegen können....


    LG
    Michael
  • Das Thema kann geschlossen bzw. als erledigt markiert werden.

    Das Problem liegt einfach an der Größe des Postfachs, dass entsprechend zur Verfügung gestellt werden soll. Da wir im Cache-Mode das Ganze nicht lösen konnten, mussten wir Outlook in den Online-Mode wechseln. Seitdem gibt es keine Probleme mehr und es funktioniert alles problemlos.


    Das ist zwar jetzt nicht die schönste Lösung, aber es funktioniert und die Mitarbeiter können arbeiten.


    Viele Grüße
    Michael